مهارة إدارة الوقت اعداد الزميله الدكتورة ايمان السيد

*********************************
الوقت مورد فريد:
• كلنا نملك نفس القدر منه.
• لا يمكن تخزينه .. إيقافه .. أو استبداله.
• يتم انفاقه بمعدل ثابت .. 60 دقيقة فى الساعة.
• 24 ساعة فى اليوم ... 7 أيام فى الأسبوع طوال حياتنا.

ادارة الوقت تعتمد علي التحليل والتخطيط:
• الذى يزودونا ... بالمبادئ والأساليب .. التى تحسن استخدامنا للوقت.
ادارة الوقت شخصية:
• فهى يجب أن تلائم .. نمط حياتنا وظروفنا.
• إلا أنها تتطلب منا .. الالتزام والإنصراف والانضباط لتطبيقها .. لنحصد عائدها الكبير.
كيف تتحكم في وقتك؟:
1 – اجمع البيانات اولا
احتفظ بسجل كيفية قضاء وقتك حاليا
2 – ثم حلل البيانات باستخدام الاختبارات الثلاثة للوقت وهي:
+ اختبار ... الضرورة.
=============
• هل النشاط ضرورى .. ليس فقط شيق .. ولكنه ضرورى.
• احذف الأنشطة غير الضرورية.
• واحتفظ فقط بالضرورى منها
+ اختبار ... الملاءمة.
==========
• هل من الضرورى تأدية هذا النشاط بنفسك..
• أو أن شخصاً آخر يجب أن يؤديه...
• أو أن شخصاً آخر يمكن أن يؤديه..
• أعد التوزيع أو فوض .. الأنشطة الضرورية ولكن التى من غير الملائم أن تؤديها.
+ اختبار ... الكفاءة.
==========
• للأنشطة المتبقية .. الضرورية والملاءمة .. اسعى إلى تأديتها بشكل أفضل (الكفاءة) (من خلال الإجراءات والتكنولوجيا)


*****************************************************************************************

القاعدة الأولى


القاعدة الثانية


القاعدة الثالثة:


*************************************************


التطوير الذاتي يتم .. بدنيا , معرفيا , روحيا

بناء العلاقات تنمية الآخرين

علي المستوى الشخصي علي مستوى العمل

تطوير العمل

في العمل الحالي تخطيط المسار الوظيفي

معايير تحديد الاولويات من خلال
الحكم الشخصي وانت افضل الحكام في ذلك فقرر الآتي:
• الأهمية النسبية : عن طريق مقارنة العمال مع بعضها لتحديد درجة اهميتها من المنظور طويل الأجل
• التوقيت النسبي : بمقارنة الأعمال مع بعضها لتحديد درجة الاستعجال في تنفيذها
بحيث يكون ... أولويتك الأولى والأخيرة ... فى الأجل الطويل ... هى الأعمال الهامة فقط من حيث تأثيرها طويل الأجل عليك .. ويتطلب ذلك تكوين عادتين:
• العادة رقم 1 : كن مبادئاً .. لتصبح فاعلاً وليس مفعولاً به.
• العادة رقم 2 : إبدأ والنهاية فى ذهنك .. لتصبح لك رسالة تريد تحقيقها فى حياتك.

ملاعب ادارة الوقت
*******************************
* هام وعاجل : ملعب (1)
الأنشطة مثل:
- الأزمات.
- المشكلات الملحة والمزمنة.
- المشروعات التى اقترب آخر موعد لها
* هام وغير عاجل: ملعب (2)
الأنشطة مثل :
- أنشطة وقائية (خاصة بتطوير إمكانيات الإنجاز .
- بناء العلاقات.
- تمييز الفرص الجديدة.
* غير هام وعاجل: ملعب (3)
الأنشطة مثل:
- المقاطعات (خاصة التليفونية)
- بعض البريد وبعض التقارير.
- بعض الاجتماعات.
- الأمور الملحة قريبة الأجل جداً.
* غير هام وغير عاجل : ملعب (4)
الأنشطة مثل:
- الأعمال التافهة التى تستهلك الوقت.
- بعض البريد.
- بعض المكالمات التليفونية.
- مضيعات الوقت.
-
( الهام والعاجل )
نتائج التركيز على ... ملعب رقم (1) :
• الإجهاد نتيجة الضغوط.
• الاحتراق الذاتى.
• الإدارة بالأزمات.
• دائما.. فى حالة إطفاء حرائق.

( العاجل والغير هام)
نتائج التركيز على ... ملعب رقم (3) :
• التركيز قصير الأجل .. قصر النظر Myopia .
• الإدارة بالأزمات.
• سُمعة الحرباء .. نتيجة الاستجابة الفورية للعاجل.
• يرى أن الأهداف والخطط غير ذات قيمة.
• يشعر أنه ضحية ولا يستطيع السيطرة على الأمور.
• علاقات سطحية أو مبتورة.
( غير الهام)
نتائج التركيز على ... الملعبين رقم (3) ورقم (4):
• عدم شعور كامل بالمسئولية.
• الفصل فى العمل.
• الاعتماد على الأخرين.
( الهام والغير عاجل)
نتائج التركيز على ... ملعب رقم (2)
• الرؤية ، المنظور ، الابتكار.
• التوازن.
• الانضباط والنظام.
• التحكم والسيطرة.
• أزمات قليلة.
تذكر ان :
الأشخاص الفعاليون . ليس لهم توجه للمشكلات وانما للفرص, وانهم يلتهمون الفرص ويصومون عن المشاكل ويفكرون بمبدأ الوقاية.
تذكر أن : شجاعتك الداخلية تنبع من مُبادأتك ورسالتك فى الحياة)
لا قوية ومؤدبة


لأنشطة الملعبين (3) ، (4) ... حيث يوجد ..غير الهام


ليتوفر لك .. الوقت اللازم .. للتعامل مع أنشطة الملعب رقم (2)
حيث يوجد الهــــام مثل أنشطة الوقاية


مما يقلص مع الوقت .. لعبك فى الملعب رقم (1) ...حيث الهــام والعاجـــل

ادوات وأساليب ادارة الوقت علي المستوى الشخصي ومستوى العمل
**********************************************************************************
أداة ادارة الذات و الوقت في ملعب رقم (2) عن طريق:
1 ـ الترابط المنطقى Coherence
2ـ التــــــــــــوازن Balance
3ـ التركيز على الملعب رقم (2) Focus on .. Court 2
4 ـ بُعد ... ”الناس““People” Dimension
5 ـ المرونة Flexibility
6ـ الموافقـــة Portability


اداة التخطيط طويل الأجل : رسالة الحياة ـــــ الأدوار ـــــ الأهداف
أداة التخطيط قصير الأجل : الأدوار ــــ الأهداف ــــ الخطط وتشمل : جدول اسبوعي وتفويض
* جوهر الادارة هو.. نقل محور الارتكاز .. اي التفويض الفعال
* المنجز المستقل : المدخلات وهي الجهد والوقت
المخرجات وهي النتائج .............شريحة رقم 25
* المدير : يقوم بالتفويض فترتفع كفة المخرجات والنتائج ( تسهل المهمة )........شريحة رقم 26
* التفويض الفعال يتطلب : فهم واضح متبادل والتزام في المجالات التالية:
النتائج المرغوبة ـــــ الارشادات ــــ الموارد ــــــ المسئولية عن الوفاء بالمعايير ــ العواقب
مضيعات الوقت:
1 - مضيعات شخصية:
عدم القدرة علي قول لا ـــــ عدم الترتيب او التنظيم ـــــ الاحتراق الوظيفي
التسويف ـــــــ انخفاض الاهتمام او الرغبة.

2- مضيعات بيئية
الزوار - الأزمات – مكالمات التليفون – السيول الورقية – انتظار الغير – الاجتماعات الغير مجدية.

انتهى.

جزاكم الله كل الخير على مجهودكم